Regole essenziali per la gestione del contante nel tuo bar

Imparare a gestire correttamente il denaro in un’azienda è essenzialee il tuo bar non fa eccezione. Alcune regole dovrebbero essere stabilite per la gestione del contante al fine di evitare perdite.

Inoltre, non avere un adeguato controllo della liquidità impedirà o almeno renderà difficile il controllo finanziario della propria attività. Questo è assolutamente essenziale se si vogliono definire piani e budget basati su premesse reali.

Procedure per il controllo del contante

I metodi di controllo della cassa possono variare da bar a bar, ma devono essere seguiti senza eccezioni su base giornaliera. Alcune delle procedure che devono essere seguite in tutti i bar sono:

Controllo di cassa giornaliero

Questo dovrebbe essere fatto prima che il bar apra ogni giorno e dopo che sono stati effettuati i depositi bancari. Ciò include la conoscenza dei saldi di cassa nelle banche, nonché della liquidità disponibile nell’azienda.

Distribuzione di contanti

Se il tuo negozio ha più di un registratore di cassa, dovrebbero esserci anche più di un registratore di cassa. All’inizio della giornata, devi consegnare al dipendente responsabile di ogni scatola, il suo importo iniziale, che deve essere verificato dal dipendente. Ciò significa che se si parte con una scatola iniziale di 100 euro, il dipendente deve verificare che il suo cassetto contenga tale importo.

I dipendenti devono essere consapevoli che se sono responsabili della scatola, devono rispondere di qualsiasi differenza, positiva o negativa.

Eseguire controlli di tipo Z

La maggior parte dei registratori di cassa moderni e dei sistemi POS consente di eseguire un assegno in contanti chiamato rapporto Z. Questo dovrebbe essere fatto alla fine di ogni turno dal manager o proprietario del bar e non dai dipendenti. Una volta rilevata la lettura del controllo Z, è necessario rimuovere il cassetto contanti e posizionarne uno nuovo, verificando che il controllo sia adeguato per i soldi nella cassa.

Se si sospetta un furto di denaro, i controlli possono essere effettuati in qualsiasi momento durante l’attività del bar.

Metti al sicuro i soldi

Se sono stati effettuati grandi afflussi di denaro durante il turno, devono essere estratti dalla scatola e conservati in modo sicuro.

Dovrebbe essere ben controllato che la cassaforte sia ben chiusa, così come l’ufficio o la stanza in cui si trova la cassaforte dovrebbero essere tenuti sotto chiave. Se non segui queste regole, la probabilità di essere derubato è maggiore.

Se sospetti che un dipendente stia rubando, puoi eseguire questo tipo di controllo in modo imprevisto.

Riconciliazione di cassa

È meglio fare questa riconciliazione all’inizio del lavoro, piuttosto che alla fine. Dovrebbe essere fatto in un luogo sicuro, contando tutti i soldi mentre si compila un modulo in cui si specifica, ad esempio, quante monete da 1 euro ci sono, quante monete da 2 euro, ecc. È inoltre necessario registrare l’importo iniziale in contanti, le vendite con carta di credito e quindi sapere quante vendite devono essere state pagate in contanti.

Allo stesso modo, se sono stati prelevati soldi dalla scatola per effettuare un pagamento, è necessario registrarsi. Alla fine, mette da parte la cassetta di partenza per il nuovo turno e prepara il modulo di versamento per la banca.

Se questa riconciliazione risulta in una cifra positiva, indica che non sono state registrate vendite che avrebbero dovuto essere registrate. Se, al contrario, l’importo è negativo, potrebbe indicare che è stata effettuata una modifica errata o che qualcuno ha prelevato denaro dal registro.

Non lasciar passare questa situazione, anche in piccole quantità. Se la situazione è consentita, potrebbe andare fuori controllo.