Comprar es más que solo hacer un pedido. El proceso de compra de productos para bares no termina cuando se hace el pedido, también se deben establecer mecanismos apropiados para recibir la mercancía que permitan evaluar de forma oportuna si los productos que has elegido realmente son adecuados para tu negocio.
De no contarse con estos mecanismos, se deben tener previstas alternativas inmediatas para que el funcionamiento del bar no se vea afectado. El último paso correspondería al pago del pedido en los términos acordados.
Además, el proceso de compras en un bar debe ser ejecutado por quien realmente conozca los objetivos y necesidades del mismo. Es una función muy importante, ya que tiene efectos tanto en la calidad de los productos y servicios ofrecidos como en la rentabilidad general de la empresa.
También debes recordar que esto es válido no solo para los bares, sino para cualquier negocio en general, ya que implica las siguientes fases:
- Determinar cuáles productos funcionan mejor para tu bar
- Escoger tus proveedores principales, así como los alternativos
- Negociar buenos precios y condiciones con esos proveedores
- Determinar las cantidades que se van a pedir
- Hacer el pedido
Estrategias para que el proceso de compras sea más eficiente
1. Analiza la relación que tienes con tus proveedores
En ocasiones quien se encarga de las compras en un bar se decide por determinado proveedor porque le resulta simpático el vendedor, y es muy fácil olvidar que los objetivos del bar y los del vendedor no son los mismos.
Nunca olvides que el vendedor gana generalmente por lo que vende, así que su interés será venderte al precio más alto posible. Usualmente, para el representante, el hecho de que compres volumen, implicará ofrecerte un descuento que en ocasiones puede ir en contra de su comisión.
El vendedor evitará darte esos descuentos, a menos que sienta que podría perderte como cliente. Por esto, para hacer que el comercial de tus proveedores te ofrezca precios más bajos, prueba con la siguiente táctica: pídele el precio antes de hacer el pedido.
Luego coméntale que vas a consultar con otro proveedor antes de hacer el pedido. Esto le hará ver que estás preocupado por el coste, y que esperas que ofrezca el mejor precio posible.
Si encuentras un proveedor que te ofrezca un precio más bajo, pídele al representante de tu proveedor preferido que se ajuste a ese precio.
¡No olvides que estás haciendo negocios, tu objetivo debe ser maximizar tus ganancias, no las de tus proveedores!
Te sorprendería saber cuántas veces los bares están pagando sobreprecios, recibiendo los mismos precios que clientes que compran por primera vez a ese proveedor, sin tomar en cuenta los años que llevas siendo su cliente. Pedir precios a otros proveedores te puede ayudar a determinar si estás pagando precios competitivos.
Regla de oro: En materia de compras, el que pide es muy probable que reciba.
Además, siempre es bueno establecer y mantener contacto con varios proveedores que te puedan ofrecer buenos precios y productos, en caso de una eventualidad.
2. Desarrolla con tus proveedores una relación donde ambos ganéis
Además de obtener un buen precio, seguro que te interesará tener una sólida relación con tus proveedores. Tú, mejor que nadie, sabes que los comerciales de tus proveedores pueden ser una fuente de información muy buena sobre lo que tus competidores están haciendo, sobre nuevos productos o nuevos locales, y también si existe en la industria hostelera alguna tendencia digna de conocer.
Además, muchos proveedores tienen programas de promoción de sus productos que pueden resultar interesantes para ti y tus clientes, te pueden patrocinar actividades especiales, facilitándote artículos de merchandising, o productos para el consumo de tus clientes de forma gratuita.
En resumen, en esta relación cliente-proveedor, ambos debéis ganar. Tú, como comprador querrás buenos precios, entregas puntuales y productos de calidad, mientras que tu proveedor también deseará que pagues puntualmente, compras más frecuentes o de mayor volumen, entre otras cosas.
3. Analiza la posibilidad de elegir a determinado proveedor como proveedor principal
Si tienes cierto grado de confianza en determinado proveedor, porque sus productos son de calidad, tiene buenos precios y ofrece un buen servicio; convertirlo en tu proveedor único o principal puede ser una opción muy rentable.
Deja saber a ese proveedor que así como ellos se beneficiarían si compraras todos los productos a su empresa, a ti te interesa saber si de alguna forma te beneficiaría convertirle en tu proveedor único o principal a través de mejores precios, descuentos, etc.
Está en manos de tu proveedor evaluar si la disminución en el margen de ganancias se verá compensada por el incremento en el volumen de tus compras.
Si decides seguir esta opción, lo mejor es pedir una reunión con el superior del representante de ventas, ya que probablemente querrás negociar ciertas condiciones sobre las que el comercial no tenga poder de decisión.
4. Compras conjuntas
Esta táctica funciona cuando se tienen varios bares para los cuáles se requieren los mismos productos. Se hace una sola negociación para todos los bares, logrando no solo mejores precios por volumen, sino también evitar la duplicación de esfuerzos en el proceso de compras además de obtener los mismos productos y servicios, logrando una calidad estándard.
Los pedidos puede hacerlos cada bar independientemente, pero con unas condiciones negociadas para todos los bares en conjunto.
5. Pídele a tus proveedores incentivos para hacer el pedido
Algunos proveedores pueden estar dispuestos a ofrecer descuentos o reembolsos si aceptas entregas durante temporadas bajas. Si es algo que te puedes permitir por espacio y capacidad económica, pregúntale si eso te supondrá algún ahorro.
De igual forma, puedes comprobar si puedes hacer algún tipo de ahorro en tus costes a través de la compra de volúmenes, pagos a corto plazo, etc.
No olvides, si no pides, es probable que ellos no te ofrezcan a menos que vean amenazado su negocio.
6. Busca posibles productos alternativos
Muchas veces los propietarios de un bar o sus administradores se ciñen a determinadas marcas o productos, no buscan nuevas opciones, muchas veces por desconocimiento, otras por comodidad o falta de tiempo.
Un buen comprador preguntará a los comerciales si tiene productos alternativos u otras marcas que te permitan obtener mayor rentabilidad. A este respecto, hay que tener muy en cuenta que la calidad de los productos alternativos no sea inferior.
Suele haber oportunidades de ahorro en aquellos productos que no afectan la calidad que perciben tus clientes. Ahorros en bolsas de basura, en los suministros de limpieza, en los servicios de limpieza de cristales, etc., podrían parecer insignificantes a primera vista, pero pueden llegar a representar un importe importante después de cierto tiempo.
7. Mantén un inventario por escrito y registro de las compras
Tener un inventario por escrito así como registro de las compras es importante, para determinar la efectividad de tu gestión de compra e identificar nuevas oportunidades.
Esto también te permitirá delegar en algún momento que te resulte necesario, ya que los datos relativos al inventario y rotura de stocks para reposición, precios de compra, y otras condiciones estarán por escrito.
Este es un error que cometen en muchos bares, donde el inventario se hace “a ojo”, mirando en el almacén si queda producto o no.
8. Revisa los productos que recibes
Si no revisas los productos que recibes te arriesgas a perder lo ahorrado mediante todos los puntos anteriores. Es humano equivocarse y la realidad es que los errores ocurren.
Es imprescindible que en el momento de entrega se verifiquen cantidades y calidades. La mercancía que se vende por peso debe ser pesada y las unidades defectuosas deben ser retornadas.
Es importante que puedas identificar cualquier discrepancia al momento. Tu negocio te lo agradecerá.
Conclusión: Recuerda que hacer un pedido no es lo mismo que comprar.
Hacer un pedido no es seguir un proceso de compra, es tan solo una parte del proceso. Su objetivo debe ser obtener el mejor precio posible, buscar entre varios proveedores, establecer una relación en que ambas partes ganéis.
En cualquier bar, seguro que se podrán encontrar aspectos del proceso de compra en los que se pueda mejorar, analiza cómo se realizan las compras en el tuyo y toma los pasos necesarios para hacer que tu bar mejore su rentabilidad a través de un proceso de compras más eficiente.